Staf Bawaslu Kota Surabaya Menjadi Narasumber dalam Kegiatan 'Ngopi Arsip' Seri 7

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya menjadi narasumber dalam kegiatan bertajuk 'Ngopi Arsip' Seri 7 yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur secara daring melalui platform Zoom pada Rabu (15/04/2026). Kegiatan ini diikuti oleh PIC Arsip dari seluruh Bawaslu Kabupaten dan Kota di lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Timur, menunjukkan tingginya antusiasme dan pentingnya pengelolaan arsip di tingkat daerah. Seri 7 kali ini mengangkat tema "Pengelolaan Arsip Terjaga: Arsip Terjaga, Sejarah Terpelihara," yang menegaskan betapa pentingnya menjaga integritas arsip sebagai warisan bangsa.

Materi yang disampaikan oleh Ratna Diah Fatmawati, selaku PIC Arsip Bawaslu Kota Surabaya, menyoroti aspek strategis dari pengelolaan arsip terjaga. Ia menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan upaya penting dalam menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara, yang berperan besar dalam keberlangsungan hidup bangsa dan negara. Arsip tidak sekadar sebagai dokumentasi administratif, melainkan sebagai sumber utama dalam pengambilan keputusan strategis yang berdampak langsung pada pelayanan publik dan pemerintahan yang efektif.

Dalam paparannya, Ratna menegaskan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan secara sistematis dan profesional sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Ia menyebutkan beberapa regulasi utama, seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta peraturan pelaksanaannya seperti Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan Peraturan ANRI Nomor 41 Tahun 2015. Kepatuhan terhadap regulasi ini penting untuk memastikan bahwa arsip negara terlindungi dari berbagai ancaman, serta dapat dipertanggungjawabkan keberadaannya untuk generasi mendatang.

Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip juga mendapatkan perhatian khusus. Ratna menjelaskan bahwa ruang penyimpanan harus aman dan kondusif, dilengkapi dengan fasilitas seperti filing cabinet tahan api dan label yang jelas. Penggunaan pocket file dan sistem indeksasi yang baik sangat penting agar arsip dapat disusun rapi dan mudah diakses ketika diperlukan. Sistem penyimpanan yang baik ini bertujuan meminimalisir risiko kerusakan akibat kebakaran, kelembapan, maupun faktor fisik lainnya.

Tahapan pengelolaan arsip terjaga meliputi identifikasi, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan ke lembaga berwenang, yaitu ANRI. Ratna memaparkan bahwa identifikasi dilakukan untuk menandai arsip yang memiliki nilai penting secara sejarah dan administratif. Selanjutnya, pemberkasan dilakukan dengan sistem klasifikasi dan indeksasi yang standar agar arsip tersusun rapi dan mudah ditemukan. Proses ini merupakan langkah penting agar arsip dapat digunakan secara efisien dan akurat saat dibutuhkan.

Pelaporan kepada ANRI menjadi tahapan berikutnya dan wajib dilakukan minimal satu tahun setelah kegiatan terkait arsip selesai. Pelaporan ini harus memenuhi standar penyajian daftar arsip dan disertai salinan autentik baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Ratna menekankan bahwa proses pelaporan ini memudahkan koordinasi dan sinkronisasi pengelolaan arsip secara nasional, sekaligus menjadi bentuk pertanggungjawaban lembaga pengelola arsip terhadap keberlangsungan arsip strategis tersebut.

Tahap akhir dari pengelolaan arsip terjaga adalah penyerahan arsip kepada ANRI. Ratna menjelaskan bahwa penyerahan harus dilakukan dalam bentuk salinan autentik yang diverifikasi dan disahkan oleh pejabat berwenang. Proses ini harus didukung dengan berita acara serah terima dan surat penetapan sebagai bukti resmi perpindahan tanggung jawab pengelolaan. Penyerahan ini harus selesai paling lambat satu tahun setelah pelaporan, untuk menjaga kesinambungan dan keandalan sistem arsip nasional.

Ratna menambahkan bahwa arsip yang dikelola tidak hanya terbatas pada arsip administratif rutin, tetapi juga mencakup arsip strategis seperti arsip kependudukan, perbatasan, perjanjian internasional, dan dokumen penting lainnya. Pengelolaan arsip jenis ini sangat vital karena berkaitan langsung dengan kedaulatan, keamanan, dan kestabilan negara. Oleh karena itu, pengelolaan yang hati-hati dan profesional sangat diperlukan untuk mendukung tugas negara dalam jangka panjang.

Secara keseluruhan, kegiatan 'Ngopi Arsip' Seri 7 ini menegaskan pentingnya kolaborasi dan koordinasi antar unit pengelola arsip di berbagai tingkatan pemerintahan. Pengelolaan arsip yang baik dan terjaga tidak hanya menjaga warisan sejarah bangsa, tetapi juga memastikan keutuhan dan keamanan dokumen penting yang menjadi bukti otentik dalam berbagai aktivitas pemerintahan. Dengan demikian, kegiatan ini menjadi momentum penting untuk meningkatkan kesadaran dan kompetensi pengelola arsip di Indonesia.