Sesuai Prosedur, Bawaslu Kota Surabaya Lakukan Pemusnahan Arsip di TPA Benowo

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip TPA Benowo Surabaya pada Jumat (13/02/2026). Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan dihadiri langsung oleh Anggota, Kepala Sekretariat, dan Staf Bawaslu Kota Surabaya serta perwakilan dari Bawaslu Provinsi Jawa Timur. Pelaksanaan kegiatan ini merupakan bagian dari upaya menjaga keamanan dan efisiensi pengelolaan arsip, sekaligus memastikan bahwa dokumen yang sudah tidak lagi diperlukan benar-benar dihapus secara permanen sesuai ketentuan hukum dan kearsipan.

Kegiatan ini dilaksanakan melalui koordinasi intensif dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya, Dinas Lingkungan Hidup Kota Surabaya, serta PT. Sumber Organik sebagai pengelola sampah yang bertanggung jawab atas proses pemusnahan arsip. Menurut Teguh Suasono Widodo, anggota Bawaslu Kota Surabaya, proses pemusnahan arsip merupakan tahap terakhir dalam siklus hidup dokumen yang harus dilakukan dengan penuh ketelitian dan tanggung jawab. Ia menegaskan bahwa kegiatan ini bukan sekadar membuang dokumen yang sudah menumpuk, melainkan sebuah prosedur hukum yang penting untuk memastikan data yang tidak lagi dibutuhkan hilang secara permanen dan aman dari penyalahgunaan.

Dalam pelaksanaan proses ini, Bawaslu Kota Surabaya mengikuti Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang menjadi pedoman utama dalam menentukan apakah sebuah dokumen sudah layak dimusnahkan atau masih harus disimpan. Sebelum penghancuran fisik dilakukan, dibentuk panitia penilai dan dibuat daftar arsip usul musnah. Langkah ini bertujuan untuk menghindari penghapusan data penting yang masih memiliki nilai sejarah atau terkait kasus hukum tertentu. Proses ini memastikan bahwa semua dokumen yang akan dimusnahkan telah melalui penilaian dan verifikasi yang ketat, sehingga tidak ada kekeliruan dalam penghapusan.

Dalam era digital saat ini, pemusnahan arsip fisik sering kali dilakukan setelah dilakukan transformasi ke arsip digital yang sah secara hukum. Organisasi diharapkan telah memindai dan menyimpan salinan digital dokumen tersebut dalam sistem manajemen arsip elektronik yang terpercaya. Sebelum penghancuran fisik, kualitas resolusi dokumen digital harus dipastikan lengkap, metadata lengkap, dan tersimpan dengan aman agar tidak terjadi kehilangan informasi penting. Metode penghancuran harus menjamin informasi tidak dapat dipulihkan kembali, baik melalui pencacahan, penghancuran media digital, maupun pembuburan menjadi pulp.

Prosedur penghancuran ini diakhiri dengan pembuatan Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani oleh saksi-saksi yang berwenang. Dokumen ini menjadi bukti autentik bahwa proses penghancuran dilakukan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. Dengan adanya arsip digital yang mendukung, proses pemusnahan fisik menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya penyimpanan ruang. Selain itu, keberadaan arsip digital ini memudahkan akses dan pencarian informasi dalam waktu singkat, sekaligus meningkatkan keamanan data dari risiko kerusakan atau peretasan.

Pemusnahan arsip melalui proses ini menegaskan komitmen Bawaslu Kota Surabaya dalam mengelola arsip secara profesional, aman, dan bertanggung jawab. Selain meningkatkan efisiensi pengelolaan data, kegiatan ini juga merupakan bagian dari upaya modernisasi sistem kearsipan yang ramah lingkungan dan efektif. Selain aspek hukum dan keamanan, kegiatan ini menunjukkan perhatian organisasi terhadap pengelolaan dokumen secara berkelanjutan dan berintegritas, sesuai standar nasional maupun internasional.

Secara umum, kegiatan pemusnahan arsip di TPA Benowo menjadi contoh nyata bagaimana organisasi pemerintah harus menerapkan prosedur kearsipan yang benar dan terintegrasi. Langkah ini tidak hanya menjaga kerahasiaan dan keamanan data, tetapi juga mendukung efisiensi dan keberlanjutan pengelolaan arsip. Dengan langkah-langkah yang dilakukan secara prosedural dan disertai dokumentasi lengkap, Bawaslu Kota Surabaya memastikan bahwa proses ini berjalan transparan dan dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum dan masyarakat.