Bawaslu Surabaya Ikuti Kegiatan "Ngopi Arsip" Seri 9 untuk Tingkatkan Pengelolaan Arsip yang Aman dan Terstandar

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya mengikuti kegiatan daring bertajuk "Ngopi Arsip" yang diselenggarakan melalui Zoom pada Selasa (28/04/2026). Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian program yang digagas oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur untuk meningkatkan pemahaman dan penguasaan terkait pengarsipan yang baik dan benar. Kegiatan ini diikuti oleh PIC Arsip dari Kabupaten/Kota di lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Timur, bertujuan untuk menyamakan persepsi dan standar pengelolaan arsip di tingkat Provinsi maupun Kabupaten/Kota.

Tema utama yang diangkat adalah "Standar Penyimpanan Ruang Arsip: Nyaman Tempatnya, Aman Berkasnya". Narasumber dalam kegiatan ini adalah Arsiparis dan PIC Arsip dari Bawaslu Kabupaten Trenggalek. Mereka menyampaikan pentingnya pemeliharaan ruang penyimpanan arsip sebagai aspek krusial dalam manajemen kearsipan, guna memastikan arsip tersimpan dengan nyaman dan aman. Arsip, sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa penting dalam berbagai bentuk dan media, memiliki peran vital dalam mendukung transparansi dan akuntabilitas institusi.

Dalam kegiatan tersebut, dijelaskan bahwa pengelolaan arsip harus mengikuti ketentuan undang-undang, salah satunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip harus disimpan dengan cermat agar keaslian dan kemudahannya diakses tetap terjaga, baik arsip aktif maupun inaktif. Arsip aktif tetap digunakan secara rutin dan disimpan di ruang khusus unit kerja, sementara arsip inaktif disimpan di Record Center yang dikelola oleh unit kearsipan.

Pengelolaan arsip aktif meliputi proses pengumpulan, pencatatan, pengkodean, dan penyortiran agar mudah ditemukan kembali. Arsip harus ditangani secara hati-hati dan dicatat secara tepat waktu agar keabsahan dan keberlanjutannya terjamin. Sementara itu, arsip inaktif yang sudah tidak digunakan lagi perlu disimpan dengan sistematis untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan, termasuk mengikuti jadwal retensi arsip dan proses verifikasi fisik serta administratif.

Selain tata kelola, aspek fisik dan lingkungan ruang penyimpanan juga mendapat perhatian serius. Berbagai sarana dan prasarana seperti rak, folder, label, dan box harus digunakan sesuai standar agar arsip tetap aman dan mudah diakses. Gedung penyimpanan harus memiliki konstruksi yang mampu menahan cuaca ekstrem dan kebakaran, serta lokasi yang jauh dari potensi bahaya. Tata ruang harus diatur sedemikian rupa agar fungsi ruang kerja dan ruang penyimpanan tidak saling mengganggu.

Faktor lingkungan seperti suhu dan kelembaban juga sangat berpengaruh terhadap kualitas arsip. Untuk arsip umum, suhu ideal tidak lebih dari 27°C dan kelembaban 60%, sedangkan arsip penting membutuhkan suhu maksimal 20°C dan kelembaban 50%. Pengelolaan lingkungan yang optimal akan memperpanjang umur arsip dan menjaga keasliannya agar tetap bisa diakses di masa mendatang.

Keamanan ruang penyimpanan juga menjadi prioritas utama. Pencegahan kebakaran, serangga, dan kehilangan harus dilakukan melalui prosedur yang ketat, termasuk penggunaan tanda pengenal bagi petugas, pelatihan penanggulangan bencana, dan sistem pengamanan lainnya. Pemusnahan arsip dilakukan secara aman dan tidak dengan cara dibakar, melainkan melalui prosedur fumigasi yang sesuai ketentuan peraturan resmi, untuk mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan.

Dengan mengadopsi standar pemeliharaan ruang arsip yang komprehensif, termasuk aspek hukum, teknis, dan keamanan, pengelolaan arsip dapat dilakukan secara profesional dan berkelanjutan. Implementasi standar ini memastikan arsip tersimpan dengan baik, tetap asli, dan mudah diakses saat diperlukan, sekaligus menjaga keselamatan lingkungan dan kesehatan manusia. Kegiatan "Ngopi Arsip" ini diharapkan dapat menjadi momentum untuk memperkuat pengelolaan arsip di Bawaslu Kota Surabaya, demi mendukung transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik.