Perkuat Administrasi, Bawaslu dan Dispusip Kota Surabaya Jalin Sinergi Kearsipan

Surabaya - Dalam upaya meningkatkan efektivitas pengelolaan administrasi dan arsip, Bawaslu Kota Surabaya menjalin sinergi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya. Pada Selasa (07/04/2026), Bawaslu Kota Surabaya menerima kunjungan resmi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai bagian dari rangkaian upaya pelatihan dan pembinaan pengelolaan kearsipan yang sesuai standar. Kunjungan ini dilakukan atas permintaan Bawaslu Kota Surabaya sendiri untuk memperkuat kompetensi staf pengelola arsip di lingkungan mereka.

Kunjungan tersebut menjadi momen penting untuk melakukan evaluasi dan pembinaan terkait sistem pengelolaan arsip yang selama ini diterapkan di Bawaslu. Dalam pertemuan tersebut, tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyampaikan bahwa sistem pengkodean dan tata naskah yang digunakan oleh Bawaslu sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mereka memberikan arahan agar pengelolaan arsip ini dapat dilakukan secara lebih tertib dan terintegrasi, baik untuk arsip aktif maupun inaktif, agar memudahkan akses dan pengendalian informasi di masa mendatang.

Salah satu poin utama yang dibahas adalah prinsip dasar pengelolaan arsip, yang meliputi proses penciptaan, penemuan kembali, hingga pemusnahan arsip. Arsip yang berkaitan dengan pembuktian dan aspek hukum harus dikelola dengan standar tinggi karena menyangkut pertanggungjawaban kepada publik. Oleh karena itu, setiap Sub Bagian di Bawaslu, disarankan untuk mengikuti pembinaan kearsipan secara rutin guna memastikan pengelolaan dokumen berjalan sesuai prosedur.

Saat ini, kondisi pengelolaan arsip di Bawaslu Kota Surabaya masih bersifat semi-terorganisasi. Mereka menggunakan aplikasi Srikandi untuk mencatat dan menyimpan arsip dalam format PDF secara digital. Secara fisik, dokumen disimpan dalam map dan folder, dengan surat masuk dan keluar dikelola oleh divisi berbeda. Namun, belum ada sistem pengelolaan arsip yang terintegrasi secara lengkap antara arsip aktif dan inaktif, sehingga proses pencarian dan pemanfaatan arsip terkadang menjadi kurang efisien.

Dalam pertemuan tersebut, juga disampaikan standar sistem pengarsipan yang harus diterapkan, sesuai dengan aturan pemerintah. Setiap surat keluar wajib didaftarkan dalam daftar arsip, dan sistem pemberkasan menggunakan metode sistematis dari awal hingga akhir kegiatan. Penyimpanan fisik dilakukan dengan menggunakan map gantung yang diberi label lengkap dengan kode klasifikasi dan indeks judul yang ringkas, termasuk catatan lokasi penyimpanan lampiran jika dokumen tersebut bersifat tebal.

Selanjutnya, dibahas pula mekanisme transisi dari arsip aktif ke arsip inaktif. Proses ini harus dilakukan secara sistematis dan terdokumentasi, mulai dari penataan dokumen secara retroaktif dari tahun berjalan ke tahun sebelumnya. Meskipun dokumen sudah terindeks otomatis dalam sistem Srikandi, dokumen fisik tetap harus disimpan sesuai prosedur dengan pemindaian dan penempatan ke dalam box arsip yang diberi label lengkap. Penyerahan arsip kepada pusat arsip harus disertai berita acara sebagai bukti formal.

Selain pengelolaan fisik, aspek ruang dan fasilitas penyimpanan juga menjadi perhatian utama. Ruang arsip harus memenuhi standar, seperti menggunakan rak dari bahan besi dan kaca untuk menghindari kerusakan akibat rayap atau kelembaban. Fasilitas lain yang wajib ada termasuk pengatur suhu ruangan, exhaust fan, CCTV, dan alat pemadam api ringan. Ruang harus dikunci dan akses terbatas demi menjaga keamanan dan keutuhan dokumen penting.

Sebagai langkah tindak lanjut, Bawaslu Kota Surabaya akan segera mengajukan permohonan pengadaan ruang arsip yang memenuhi standar tersebut. Mereka juga akan melakukan penataan arsip secara bertahap sesuai sistem retroaktif dan mengirim surat kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk evaluasi pasca-pembinaan. Langkah ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu dan mendukung transparansi serta akuntabilitas organisasi.

Pengelolaan arsip yang baik di instansi pemerintah tidak hanya berorientasi pada efisiensi administrasi saat ini, tetapi juga menjaga warisan informasi untuk masa depan. Melalui sinergi antara Bawaslu dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya, diharapkan pengelolaan arsip dapat dilakukan secara lebih profesional dan berkelanjutan. Dengan sistem yang tertata rapi, pengendalian dokumen akan semakin efektif, mendukung prinsip transparansi dan akuntabilitas publik yang menjadi bagian tak terpisahkan dari tata kelola pemerintahan yang baik.