Cegah Risiko Penumpukan Data, Bawaslu Kota Surabaya Perdalam Teknis Penyusutan Arsip

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya mengikuti kegiatan bertajuk "Ngopi Arsip" yang diadakan secara daring melalui Zoom pada Selasa (27/01/2026). Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian program yang digagas oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur untuk meningkatkan pemahaman dan penguasaan terkait pengarsipan. Melalui kegiatan ini, Bawaslu Provinsi Jawa Timur ingin memastikan bahwa seluruh staf di tingkat Kota dan Kabupaten mampu mengelola arsip secara efisien, terorganisir, dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Dalam kegiatan yang mengangkat tema "Penyusutan Arsip: Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Risiko" ini, narasumber yang dihadirkan adalah Umi Ma'rifah dan Ahmad Fikri Faisal, Staf Bawaslu Kabupaten Bojonegoro. Mereka memaparkan pentingnya penyusutan arsip sebagai langkah strategis untuk mengurangi penumpukan arsip yang tidak lagi bernilai guna. Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak berguna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai aturan yang berlaku. Kegiatan ini diharapkan mampu memperkuat pengelolaan arsip secara sistematis dan aman.

Dasar hukum penyusutan arsip merujuk pada berbagai regulasi yang mengatur pengelolaan arsip secara nasional, termasuk UU Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan ANRI Nomor 37 Tahun 2016. Peraturan tersebut mengatur tentang pengelolaan arsip aktif dan inaktif, klasifikasi arsip, jadwal retensi, serta tata cara pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi. Dengan landasan hukum ini, Bawaslu dan lembaga terkait dapat melakukan penyusutan arsip secara legal dan terkontrol, sehingga meminimalisir risiko hukum dan menjaga keamanan data.

Pengertian penyusutan arsip sendiri dijelaskan sebagai kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui proses pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak berguna, dan penyerahan arsip permanen kepada lembaga kearsipan nasional. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa arsip yang bernilai tetap terpelihara, menghindari penumpukan arsip yang tidak diperlukan, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi. Penyusutan yang terencana ini sangat penting untuk menjaga keberlanjutan dan keamanan arsip dalam jangka panjang.

Prosedur pelaksanaan penyusutan meliputi beberapa tahapan, mulai dari pemindahan arsip inaktif yang dilakukan setelah masa aktifnya berakhir, hingga pemusnahan arsip yang tidak lagi berguna. Pemindahan harus dilaksanakan dengan berita acara yang ditandatangani pimpinan unit pengolah dan kearsipan, serta mengikuti aturan yang mengacu pada kolom retensi dalam JRA (Jadwal Retensi Arsip). Selain itu, proses pemusnahan harus melalui penilaian oleh panitia khusus, dan dilakukan secara resmi dengan dokumentasi yang lengkap, termasuk disaksikan minimal oleh dua pejabat hukum. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan juga mengikuti prosedur ketat, demi memastikan arsip bersejarah tetap terlindungi dan terdokumentasi dengan baik.

Kegiatan ini sangat penting untuk menjaga keamanan dan keberlanjutan pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu dan lembaga pemerintah lainnya. Melalui pemahaman dan penerapan prosedur yang tepat, diharapkan risiko penumpukan arsip tidak berguna dapat diminimalisasi, sehingga administrasi menjadi lebih tertib dan efisien. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan pula arsip yang memiliki nilai sejarah dan informasi penting dapat diserahkan secara aman kepada lembaga kearsipan nasional, mendukung pengelolaan arsip yang profesional, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.