Bawaslu Kota Surabaya Ikuti Peningkatan Kapasitas Implementasi Aplikasi SRIKANDI

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya mengikuti kegiatan peningkatan kapasitas dalam implementasi aplikasi SRIKANDI yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur (30/10/2025). Kegiatan ini dilaksanakan secara daring melalui platform Zoom pada tanggal yang belum ditentukan, dan diikuti oleh seluruh staf pengelola arsip dari kabupaten dan kota di lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Timur. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memperkuat pemahaman dan keterampilan pengelola arsip dalam menggunakan sistem pengelolaan arsip elektronik berbasis SRIKANDI secara efektif dan efisien.

Kegiatan ini diinisiasi oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip di tingkat Kabupaten/Kota. Materi disampaikan langsung oleh Unit Kearsipan dari Bagian Tata Usaha Pimpinan, Persuratan, dan Kearsipan Sekretariat Jenderal Bawaslu. Melalui narasumber yang kompeten, peserta mendapatkan pemahaman mendalam tentang berbagai aspek pengelolaan arsip digital, termasuk tata cara pemberkasan, pemeliharaan, serta pengelolaan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Aplikasi SRIKANDI sendiri merupakan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dirancang untuk mendukung tata kelola arsip secara lebih efisien, aman, dan terorganisir di lingkungan Bawaslu. Sistem ini diharapkan mampu mempermudah proses pencarian, pengelolaan, dan pelaporan arsip secara digital, sehingga membantu pengelola arsip bekerja secara lebih produktif. Dalam pengelolaan arsip ini, dua aspek utama yang menjadi fokus adalah pemeliharaan arsip dan pemberkasan, sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip Negara.

Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan dokumen baik dalam bentuk fisik maupun digital. Hal ini penting agar arsip tetap dapat digunakan secara optimal dan terlindungi dari kerusakan maupun ancaman eksternal. Sedangkan pemberkasan merupakan proses sistematis dalam menata arsip berdasarkan hubungan informasi, jenis dokumen, maupun masalah yang diangkat, sehingga tersusun secara rapi dan terstruktur dalam bentuk fisik maupun elektronik.

Selain itu, kegiatan ini juga menekankan pentingnya pembuatan laporan berkala, seperti daftar berkas aktif dan daftar isi berkas aktif, yang menjadi bagian penting dalam pengelolaan arsip. Penutupan berkas dilakukan dengan mengklik ikon gembok, biasanya dilakukan di akhir tahun anggaran atau setelah kegiatan selesai. Setelah berkas ditutup, proses penambahan maupun pengubahan isi berkas tidak lagi diperbolehkan, dan proses retensi aktif mulai berjalan untuk memastikan arsip dikelola sesuai dengan masa simpan yang berlaku.

Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan kompetensi pengelola arsip di lingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota, termasuk Bawaslu Kota Surabaya. Dengan peningkatan kapasitas ini, diharapkan pengelolaan arsip di daerah dapat berjalan lebih profesional, sistematis, dan sesuai standar yang ditetapkan, mendukung transparansi dan akuntabilitas organisasi secara menyeluruh. Ke depan, pengelolaan arsip yang baik dan terintegrasi diharapkan mampu mendukung keberhasilan tugas dan fungsi pengawasan Bawaslu secara lebih optimal.