Bawaslu Kota Surabaya Mulai Lakukan Digitalisasi Sistem Koordinasi dan Warta Laporan Internal

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya berencana melangkah menuju modernisasi tata kelola administrasi kelembagaan. Hal tersebut dibahas pada saat rapat internal yang diselenggarakan pada Senin (09/11/2026) di ruang rapat kantor Bawaslu Kota Surabaya, sesaat setelah pelaksanaan apel pagi rutin. Pertemuan ini difokuskan pada pembahasan rencana penerapan sistem baru bertajuk Digitalisasi Koordinasi Aktivitas dan Warta Laporan (DIKAWAL). Rapat tersebut dipimpin langsung oleh Kepala Subbagian Pengawasan Pemilu dan Hubungan Masyarakat Bawaslu Kota Surabaya, Sonny Marta Mardana, dengan didampingi Kepala Sekretariat, Trimuda Ancas Wicaksono, serta diikuti oleh seluruh staf sekretariat.

Dalam pembukaannya, Sonny menegaskan peran strategis Bawaslu Kota Surabaya dalam memastikan seluruh tahapan Pemilihan Umum dan Pemilihan Kepala Daerah berjalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pelaksanaan kewenangan besar tersebut menuntut dukungan administrasi, pelaporan, dan pengelolaan data informasi yang akurat, lengkap, serta mudah ditelusuri demi mewujudkan akuntabilitas kelembagaan.

Subbagian Pengawasan Pemilu dan Hubungan Masyarakat memegang tanggung jawab vital dalam mendukung kegiatan pengawasan, pencegahan, koordinasi, hingga publikasi kelembagaan. Seluruh rangkaian aktivitas tersebut menghasilkan berbagai dokumen berharga yang tidak hanya memiliki nilai administratif, tetapi juga menjadi bukti strategis rekam jejak kinerja organisasi yang perlu dikelola secara sistematis.

Membuka alasan di balik langkah inovasi ini, Sonny mengungkapkan bahwa pengelolaan dokumen kinerja selama ini masih menghadapi tantangan. Penyimpanan arsip yang masih tersebar di berbagai perangkat kerja individu, media penyimpanan yang terpisah, hingga dokumen fisik yang belum terklasifikasi secara seragam kerap memicu kesenjangan antara realisasi kegiatan di lapangan dengan penyediaan bukti kinerja saat dibutuhkan.

Kondisi konvensional tersebut berpotensi menyulitkan pencarian data, memperlambat penyusunan laporan, serta menciptakan ketergantungan yang tinggi terhadap pegawai tertentu. Padahal, keutuhan dokumen pengawasan dan administrasi sangat dibutuhkan sebagai data bukti persidangan, penyusunan daftar bukti pemberi keterangan, pemeriksaan internal dan audit, hingga pemenuhan pembuktian dalam proses hukum atau pemeriksaan etik.

Sebagai solusi konkret atas permasalahan tersebut, Bawaslu Kota Surabaya merancang inovasi sistem DIKAWAL. Sistem ini hadir sebagai platform pendukung yang bertugas menghimpun seluruh data kegiatan, laporan, dan dokumen pendukung ke dalam satu basis data kolektif yang terstruktur. Pengelompokan data dilakukan secara mendalam berdasarkan jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, pelaksana, hingga substansi kegiatan agar informasi dapat diakses secara cepat dan efisien.

Dari perspektif lain, penerapan DIKAWAL tidak sekadar memindahkan penyimpanan dokumen dari format fisik ke digital, melainkan bertujuan membentuk budaya kerja baru yang tertib administrasi, kolaboratif, dan akuntabel. Melalui sistem terintegrasi ini, pola kerja yang tadinya bergantung pada individu diubah menjadi sistem data kolektif yang berkelanjutan dan dapat dipertanggungjawabkan secara transparan.

Di akhir sesi rapat, Kepala Sekretariat Trimuda Ancas Wicaksono beserta seluruh staf sekretariat menyambut optimis pengaplikasian inovasi DIKAWAL. Langkah ini diharapkan mampu meningkatkan efektivitas kerja, memperkuat akuntabilitas kinerja setiap pegawai, serta memastikan kesiapan penuh Bawaslu Kota Surabaya dalam menjawab kebutuhan pelaporan, evaluasi, dan pemeriksaan kelembagaan di masa mendatang.