Bawaslu Kota Surabaya Ikuti Sosialisasi Penguatan Digitalisasi Arsip ASN melalui DMS

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya mengikuti agenda Sosialisasi Penguatan Digitalisasi Arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) melalui Document Management System (DMS) pada Selasa (12/5/2026). Kegiatan yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur melalui ruang virtual Zoom ini bertujuan untuk mewujudkan tata kelola sistem informasi kepegawaian yang lebih modern, terintegrasi, dan kolaboratif di lingkungan lembaga pengawas pemilu.

Agenda ini melibatkan partisipasi aktif dari seluruh jajaran pejabat struktural, Pegawai Negeri Sipil (PNS), hingga Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) di tingkat Kabupaten/Kota se-Jawa Timur. Kehadiran seluruh lini pegawai ini menjadi krusial guna menyamakan persepsi mengenai pentingnya peralihan dari pola kearsipan konvensional menuju basis digital yang lebih efisien dan mudah diakses.

Kepala Bagian Administrasi Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Lambok Wesley Simangunsong, dalam arahannya menekankan bahwa DMS bukan sekadar alat penyimpanan, melainkan instrumen untuk memantau riwayat kepegawaian secara elektronik. Ia menggarisbawahi bahwa pendokumentasian riwayat pendidikan serta pendidikan dan pelatihan (diklat) merupakan kewajiban yang harus dipenuhi oleh setiap ASN demi menjaga validitas data personal mereka.

Senada dengan hal tersebut, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Yusuf, saat membuka kegiatan menyampaikan bahwa perkembangan teknologi saat ini harus dimanfaatkan untuk mempermudah birokrasi. Ia mendorong setiap pegawai untuk segera melengkapi dokumen pada sistem My ASN. Kelengkapan surat-surat tersebut nantinya akan berpengaruh langsung pada skor capaian DMS instansi, yang menjadi indikator profesionalisme dalam administrasi kepegawaian.

Selain fokus pada data personel, Yusuf juga mengingatkan agar tertib kearsipan ini merambah ke sektor keuangan demi menjaga akuntabilitas lembaga. Proses digitalisasi yang menyeluruh diharapkan dapat meminimalisir risiko kehilangan dokumen fisik dan mempercepat proses audit maupun pelaporan internal, sehingga ritme kerja organisasi tetap terjaga secara transparan.

Kegiatan inti diisi dengan pemaparan teknis oleh Analis SDM dari Bawaslu RI yang bertindak sebagai narasumber, dengan dipandu oleh Analis SDM Bawaslu Provinsi Jawa Timur selaku moderator. Sebagai tindak lanjut, Bawaslu Provinsi berencana akan menggelar pertemuan kembali di masa mendatang guna memverifikasi progres kelengkapan data dokumen dari setiap satuan kerja di daerah.