Bawaslu Kota Surabaya Dalami Asas hingga Modernisasi Sarpras pada Kegiatan Ngopi Arsip

Surabaya - Bawaslu Kota Surabaya mengikuti kegiatan bertajuk "Ngopi Arsip" yang diadakan secara daring melalui Zoom pada Selasa (20/01/2026). Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian program yang digagas oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur untuk meningkatkan pemahaman dan penguasaan terkait pengarsipan. Melalui kegiatan ini, Bawaslu Provinsi Jawa Timur ingin memastikan bahwa seluruh staf di tingkat Kota dan Kabupaten mampu mengelola arsip secara efisien, terorganisir, dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Dalam kegiatan yang mengangkat tema "Organisasi Kearsipan: Asas, SDM, hingga Sarana dan Prasarana" ini, narasumber yang dihadirkan adalah Silvi Apriliana Sari, seorang Arsiparis dari Bawaslu Kota Blitar. Ia menjelaskan bahwa organisasi kearsipan di lingkungan Bawaslu dirancang untuk memastikan pengelolaan arsip yang efektif dan terstruktur, berdasarkan kebijakan kearsipan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi ini membagi tanggung jawab pengelolaan arsip ke dalam dua unit utama, yaitu Unit Pengolah dan Unit Kearsipan, yang masing-masing memiliki peran penting dalam menjaga sistem pengarsipan berjalan baik.

Silvi menambahkan bahwa Unit Pengolah terdiri dari seluruh unit kerja di Bawaslu yang memiliki tugas spesifik dalam mengelola arsip dari kegiatan sehari-hari. Sedangkan, Unit Kearsipan terbagi menjadi tiga tingkatan wilayah yang menyesuaikan dengan struktur Bawaslu yang tersebar di berbagai lokasi, mulai dari Sekretariat Jenderal di pusat hingga Sekretariat Kabupaten/Kota. Setiap tingkatan memiliki penanggung jawab yang jelas, mulai dari Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi hingga Kepala Sekretariat di tingkat daerah, yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan arsip inaktif di wilayah masing-masing.

Sistem pengelolaan kearsipan yang diterapkan Bawaslu mengadopsi prinsip kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Prinsip sentralisasi berfungsi untuk standarisasi dan pengawasan secara menyeluruh, termasuk pembakuan sistem serta pembinaan pengelolaan arsip. Di sisi lain, desentralisasi memberikan keleluasaan bagi unit kerja di tingkat lokal untuk mengurus dan mengendalikan arsip secara mandiri, seperti pengelolaan naskah dinas, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip inaktif. Pembagian tugas ini bertujuan agar pengelolaan arsip dapat berjalan secara efisien dan efektif di seluruh struktur organisasi.

Bawaslu juga menyiapkan berbagai sarana dan prasarana pendukung untuk mendukung sistem kearsipan tersebut. Fasilitas fisik seperti ruang penyimpanan, filing cabinet, rak arsip, box arsip, dan lemari Roll O’Pack disediakan untuk menjaga keamanan dan keutuhan arsip. Selain itu, perangkat bantu seperti label, folder, sekat, dan indikator digunakan untuk memudahkan pengorganisasian, pencarian kembali, serta pengendalian arsip. Dengan fasilitas lengkap dan sistem yang terstruktur, Bawaslu berharap pengelolaan arsip dapat berjalan profesional dan terpercaya, mendukung tugas pengawasan pemilu secara transparan dan akuntabel.

Kegiatan "Ngopi Arsip" ini menunjukkan komitmen Bawaslu Provinsi Jawa Timur dalam meningkatkan kapasitas SDM dan sistem pengelolaan arsip yang modern. Melalui pemahaman yang mendalam tentang asas, struktur organisasi, serta sarana dan prasarana, diharapkan seluruh staf dapat mengelola arsip secara optimal. Dengan pengelolaan arsip yang baik, Bawaslu berupaya menguatkan fungsi pengawasan dan memastikan transparansi dalam setiap proses pelaksanaan tugasnya, demi menjaga integritas dan kepercayaan publik terhadap proses demokrasi di Indonesia.