Monitoring dan Evaluasi Kearsipan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur di Kantor Bawaslu Kota Surabaya.

Surabaya. Pada Jumat (20/05) di Kantor Bawaslu Kota Surabaya mendapatkan kunjungan untuk melakukan Monitoring dan Evaluasi Kearsipan dari Kordiv Organisasi Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Eka Rahmawati. Dalam kegiatan ini dihadiri oleh para Anggota Bawaslu Kota Surabaya dan jajaran Sekretariat.

Dalam sambutannya, Ketua Bawaslu Kota Surabaya, M. Agil Akbar menyampaikan “Secara prinsip bahwa pengelolaan kearsipan merupakan salah satu tugas dan kewajiban dari Bawaslu Kota Surabaya untuk merawat arsip. Karena banyak hal baik kegiatan, kinerja, laporan juga merupakan arsip dan beberapa tahun terakhir ini perlu adanya pemantauan dari Bawaslu Provinsi Jawa Timur tentang pengelolaan arsip mulai dari pengorganisasian dan pengelompokan”.

Menurut Eka Rahmawati selaku Kordiv Organisasi Bawaslu Jawa Timur menyampaikan bahwa perlunya pembinaan perihal kearsipan dan tata naskah dinas. Hal tersebut sesuai dengan amanah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang tugas, wewenang dan kewajiban dari Bawaslu Kabupaten/Kota untuk mengelola, memelihara, dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

“Maknanya adalah menurut amanat undang-undang bahwa kita harus melakukan siklus arsip secara penuh. Siklus mulai dari penciptaan dokumennya, pemeliharaan dan perawatannya serta penyusutannya. Yang harus dipahami lebih dulu adalah bahwa ini merupakan salah satu tugas dan tanggung jawab setiap Pengawas Pemilu di setiap divisi bukan hanya menjadi tugas dari bagian administrasi”.

Masih menurut Eka Rahmawati, yang harus dipahami dalam Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang pengelolaan arsip dinamis, tidak hanya dipahami sebagai dokumen diam saja, tetapi juga sebagai produk kerja kita yang merupakan jejak dari seluruh pekerjaan, baik berupa kertas, suara, video maupun audio visual.

Eka juga menjelaskan bahwa arsip dinamis ini dibagi menjadi dua, yaitu arsip aktif dan non aktif. Arsip aktif adalah arsip yang ada di masing-masing divisi yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan masih sering digunakan sehari-hari. Sedangkan arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya jarang digunakan atau tidak menjadi referensi dimana umur aktifnya sudah habis.  Arsip inaktif ini harus ditempatkan di depo arsip atau dalam istilah kearsipan dinamakan sebagai record centre.

Dalam kegiatan ini juga ditutup dengan meninjau kegiatan kearsipan di Kantor Bawaslu Kota Surabaya dan komitmen Bawaslu Kota Surabaya untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip di masing-masing divisi.